Vereinsverwaltung

Verwaltung von Sportvereinen - wie wird ein Sportverein geführt?

Zumindest in Deutschland gibt es ein scharfes Vereinsrecht, das die wichtigsten Posten vorschreibt, sobald sich ein Verein als »e.V« bezeichnen möchte. Dennoch gibt es natürlich Unterschiede. Der kleine private Kegelverein mit stolzen 20 Mitgliedern kann ganz anders geführt werden, als der Fußballclub mit Aufstiegsambitionen in die Profiligen. An einem Punkt wird der Verein zum Unternehmen und muss nun das Vereinsrecht mitsamt der Profiambitionen unter einen Hut bringen. Aber welche Bereiche sind im Verein wichtig? Worauf kommt es allgemein an, sobald es ins größere Geschäft geht? Dieser Artikel gibt einen Überblick.

Lohn- und Gehaltsbuchhaltung

Sobald ein Verein nicht mehr rein hobbymäßig geführt wird, werden in der Regel Gehälter gezahlt. Sportler, Funktionäre, aber auch die Angestellten in der Verwaltung müssen bezahlt werden - und diese Bezahlungen natürlich korrekt abgerechnet und gebucht. Aber wie funktioniert das auf einem anständigen und vor allem kurzen Weg? Mit einer entsprechenden Software:

- Gehälter - Softwares für Lohnbuchhaltung oder Buchhaltungsprogramme mit einer entsprechenden Einbindung unterstützen [article=365481]bei der Auszahlung der Gehälter[/article]. Das Wichtigste ist: Sie buchen nicht schlicht das Gehalt, sondern splitten es direkt hinsichtlich Steuern und Sozialversicherungen auf. Gleichzeitig dienen sie zur Erstellung einer korrekten Lohnabrechnung.

- Sozialversicherungen - selbst wenn der Verein nur mit Minijobbern arbeitet, muss er diese korrekt anmelden und schließlich abrechnen. Das bedeutet auch, dass der Minijobzentrale die Angestellten gemeldet werden muss und am Ende des Jahres eine Überweisung der Sozialversicherungsverträge stattfinden muss. Wer »echte« Angestellte hat, muss die Sozialabgaben monatlich an die Sozialversicherung abführen.

- Steuern - auch sie müssen monatlich vom Gehalt abgeführt werden. Die Buchhaltungssoftware splittet die Gehälter genau auf und errechnet monatlich die Abgabelast.

Trotz der Software ist es sinnvoll, eine Fachkraft für das Gehaltswesen einzustellen - oder aber, einen Steuerberater zumindest für die ersten Monate zu beauftragen. Größere Vereine pflegen natürlich dauerhaft Kontakt zu Steuerberatern, die mittlerweile auch flächendeckend mit softwaregestützten Lösungen arbeiten.

Sponsoren und Zuschauer

Eine andere Angelegenheit ist die Abrechnung der Sponsorengelder und die der Zuschauer. Im Zuschauerbereich haben auch schon die kleinsten Vereine Erfahrung, zumindest dann, wenn sie Eintrittsgelder bei Turnieren oder anderen Veranstaltungen verlangten. Jeder Verein muss sich selbst finanzieren und das ist oftmals ausschließlich durch Zuschauereinnahmen und Sponsorengelder möglich. Wer nicht glaubt, wie wichtig Zuschauereinnahmen sein können, der sollte sich interessehalber mal in der 3. Bundesliga umschauen: Brechen hier aufgrund schlechter Spiele die Einnahmen weg und kommen deutlich weniger Zuschauer als vorab geplant, geraten selbst diese Profivereine ins Schleudern und müssen Nachlizenzierungen beantragen oder neue Sicherheiten leisten. Alternativ droht gar die Insolvenz. Nur: Wie werden diese Einnahmen berechnet und gebucht?

- Sponsoren - bei ihnen geht es in zwei Richtungen. Auf der einen Seite müssen die eingenommenen Gelder korrekt gebucht werden. Sind die Beiträge auch noch für spezielle Zwecke gedacht, müssen sie in diesen Bereichen investiert werden. Sponsoren benötigen aber auch eine Quittung oder Empfangsbestätigung, da viele Gelder in diesem Bereich von den Sponsoren zur Steuererleichterung genutzt werden. Professionelle Rechnungen sind deshalb dringend erforderlich, was sich heute jedoch bequem per Software erledigen lässt.

- Zuschauer - hier kommt es darauf an, in welchem Bereich die Gelder fließen. Werden Eintrittskarten verkauft, wird die Buchung über die verkauften Tickets getätigt. Dieser Weg funktioniert nicht nur über elektrische oder professionelle Eintrittskarten, sondern auch über Abreißmarken. Wichtig ist nur, dass für jeden Eintritt auch ein gelöstes Ticket vorhanden ist.

- Zuschauer - sonstige Einnahmen - auf der anderen Seite bringt jeder Zuschauer weiteres Geld in die Kasse des Vereins. Die Rede ist von Essen, Getränken oder Merchandise. Vereine gehen rund um die Verpflegung besser mit Essensmarken vor. Diese müssen von jedem Zuschauer erworben werden, dafür kann er die Marken auf dem Gelände in Essen und Getränke investieren. Abrechnungs- und buchungstechnisch ist diese Variante weitaus einfacher, als an jedem Essensstand mit Bargeld zu hantieren und später den Kassensturz vorzunehmen.

- Geplante Einnahmen - diesen Punkt hat jeder Verein. Vor dem Vereinsjahr wird ein Plan mit Unternehmungen, Turnieren, Heimspielen aber auch mit Kosten aufgestellt. Wichtig ist, beide Seiten sehr realistisch zu berechnen, denn anderenfalls klafft mitten im Jahr ein großes Finanzierungsloch im Budget.

Weitere wichtige Bereiche

Umso professioneller der Spielbetrieb des Vereins ist, desto professioneller muss der komplette Verein geführt werden. Dabei ist auch daran zu denken, dass ein Aufstieg in die nächste Liga ganz neue Herausforderungen mit sich bringt. Ein gutes Beispiel sind die Regionalligen im Fußball. Sie sind so aufgestellt, dass kein Verein sonderlich weite Wege zurücklegen muss, um zum Spiel zu kommen. Und was ist, wenn der Club aufsteigen kann? Je nach Liga findet nun schon ein Aufstiegsspiel in einem anderen Bundesland statt - und wer die Aufstiegsrunde gewinnt und aufsteigt, der muss im nächsten Jahr völlig anders planen:

- Fahrten - mit Glück gibt es zwar noch einige Konkurrenten der Liga im selben Bundesland, doch überwiegend kosten die Fahrten zu Auswärtsspielen richtig Geld. Es fällt nicht leicht, aus Baden-Württemberg hoch zur Ostseeküste zu reisen. Je nach Spielplan sind auch keine Zug- oder Busfahrten angebracht, sondern die Anreise muss per Flugzeug stattfinden.

- Übernachtungen - zumindest die Nacht vor dem Spiel erfordert bei vielen Auswärtsspielen eine Hotelübernachtung.

- Ausrüstung - die Ausrüstung muss stets topp sein. Dieser Bereich betrifft nicht allein die Spieler, auch das Trainingsmaterial und Vereinsfahrzeuge müssen jederzeit einsatzbereit sein.

Wird der Sport professioneller, nehmen Vereine natürlich mehr Geld ein, doch steigen die Ausgaben mindestens ebenso. Zudem braucht nicht geglaubt werden, dass eine hervorragende Aufstiegsrunde gleich bedeutet, dass viele Zuschauer zu Hause Geld in die Kassen bringen. Energie Cottbus hatte eine perfekte Regionalligasaison gespielt und bringt wenige Monate später keine 8.000 Zuschauer ins Stadion. Noch schlimmer sieht es bei Uerdingen aus: 3.800 Zuschauer kommen im Schnitt, obwohl die Heimspiele in Duisburg ausgetragen werden.

Fazit - buchen und genau planen

Mit Ausnahme der ganz großen Vereine, die höchstens überlegen müssen, ab welcher dreistelligen Höhe eine Ablösesumme zu hoch ist, müssen Vereine genauestens rechnen und planen. Gleichzeitig ist es natürlich wichtig, sämtliche Vorgänge korrekt zu buchen. Buchhaltungsprogramme oder spezielle Softwares fürs Vereinswesen helfen hierbei.